H/F Enghaven


Havekultur er fællesskabskultur

Indkaldelse til ordinær generalforsamling for HF ENGHAVEN Onsdag d. 19. februar 2020 kl. 18.30, Skovsbovænget 10, 5230 Odense M

Af hensyn til forplejning er tilmelding nødvendig, og sker via e-mail: [email protected] (husk at påføre havenummer og antal personer der deltager), eller pr. tlf. til formanden.

På glædeligt gensyn

Dagsorden

1. Valg af dirigent

1.a Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingen

1.b Nedsættelse af stemmeudvalg

2. Beretning ved formanden 3. Fremlæggelse af revideret regnskab for 2019 ved kassereren

3.a Fremlæggelse af vejledende budget for 2020

4. Indkomne forslag, herunder fastsættelse af haveleje for 2020

5. Valg

5 a. Valg af formand for 2 år

På valg:

Karsten Jelstrøm (modtager genvalg)

5 b. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer for 2 år

På valg:

Heidi Johansen (modtager genvalg)

Thomas Littau Jensen (modtager ikke genvalg)

Karsten Rasmussen (modtager genvalg)

5 c. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter for 1 år

På valg:

Janne (kan ikke modtage genvalg)

Nicoline

5 d. Valg af revisor for 1 år

På valg:

Jørgen Rasmussen

5 e. Valg af 2 revisor suppleanter for 1 år.

5 f. Valg af 3 vurderingsmænd/kvinder for 1 år

5 g. Valg af bladudvalg

5 h. Valg af 1 delegeret medlem (udover bestyrelsens 6 delegerede til repræsentantskabet

6. Eventuelt 

FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN I H/F ENGHAVEN 

Umiddelbart efter afholdelse af en ordinær generalforsamling, eller en ekstraordinær generalforsamling, hvor der er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning, afholder bestyrelsen konstituerende møde, hvor næstformand og sekretær udpeges. Sekretæren er endvidere ansvarlig for foreningens arkiv, herunder foreningens behandling af persondata. Øvrige arbejdsopgaver fordeles ved behov.

2. KOMMUNIKATION Gældende kommunikation bestyrelsen imellem foregår på møder eller via e-mail.

Kommunikation med medlemmerne og eksterne parter foregår ved personligt fremmøde eller på mail. Ved afsendelse af mail sættes alle i bestyrelsen på CC ved behov. 3. INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDER Bestyrelsesmøder afholdes i henhold til foreningens vedtægt og aftales fra gang til gang, Ved behov for ekstra møder, indkaldes skriftligt (på mail) af sekretæren med mindst 7 dages varsel og dagsorden for mødet skal medfølge. Varslet kan dog nedsættes, hvis det er nødvendigt i særlige tilfælde.

Medlemmer af bestyrelsen kan begære indkaldelse til ekstraordinært møde vedr. et angivet emne. Begæring herom fremsættes skriftligt (på mail) til formanden med en redegørelse for det, der ønskes behandlet.

Alle bestyrelsens medlemmer har sit eget punkt på bestyrelsesmødets dagsorden. Emnerne gennemgås og behandles på det pgl. best.møde.

Såfremt et medlem er forhindret i at deltage ved et indkaldt bestyrelsesmøde, meddeles der afbud til formanden, eller sekretæren. I deres fravær til næstformanden, snarest muligt efter modtagelse af indkaldelsen. 4. BESTYRELSESMØDERNES AFVIKLING Møderne ledes af formanden eller i hans fravær næstformanden.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mødet er lovligt indkaldt og mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Afgørelser træffes med simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens, i dennes fravær næstformandens, stemme udslagsgivende. Et bestyrelsesmedlem har pligt til,

Side 2 af 3

ufortøvet, at underrette den øvrige bestyrelse om forhold, der kan rejse tvivl om vedkommendes habilitet. Den øvrige bestyrelse træffer derpå afgørelse om, hvorvidt vedkommende skal anses for værende inhabil i den pågældende sag.

Ved de ordinære bestyrelsesmøder skal kassereren skriftligt orientere bestyrelsen om status på foreningens økonomi.

5. REFERAT Det er sekretærens opgave at tage referat af bestyrelsens drøftelser og beslutninger. Af referatet skal fremgå: • Mødets lovlighed og beslutningsdygtighed • Deltagere samt fraværende • Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt samt væsentlige synspunkter, oplysninger og afvigende meninger der ønskes tilført referatet.

Referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer indenfor én uge. Referatet forelægges til godkendelse på det efterfølgende møde. 6. SÆRLIGE FORHOLD OG FORPLIGTELSER Det understreges, at bestyrelsens medlemmer er forpligtet til at udøve deres virke under ansvar for Foreningsvedtægten, Kredsvedtægten, Kolonihaveforbundets vedtægt, Kolonihaveloven samt pålæg i øvrigt fra udlejer eller offentlige myndigheder.

Et hvert bestyrelsesmedlem forventes at optræde loyalt over for den øvrige bestyrelse.

Bestyrelsen og medlemmer af udvalg under bestyrelsen har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de måtte erfare af personlig og økonomisk art i deres egenskab af bestyrelses- eller udvalgsmedlemmer, medmindre anden beslutning træffes af bestyrelsen. Et udtrædende bestyrelsesmedlem skal til enhver tid iagttage sin tavshedspligt. Hvis et bestyrelsesmedlem bryder sin tavshedspligt eller optræder groft illoyalt i forhold til den øvrige bestyrelse, kan denne udtrykke sin mistillid til vedkommende. Fratræder vedkommende af den årsag, indtræder suppleanten.

Udtræder et medlem af bestyrelsen, skal vedkommende til bestyrelsens formand tilbagelevere materiale af fortrolig karakter, som han/hun har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, herunder eventuelle genparter, kopier (inkl. digitale kopier) etc. af samme. Materiale modtaget elektronisk skal slettes. 7. TEGNINGSRET OG BANKFORBINDELSE Foreningen benytter Arbejdernes Landsbank.

Side 3 af 3

I økonomiske forhold tegnes foreningen af formand og kasserer i fællesskab. I netbank skal begge parter godkende betalinger mv. Dankort udstedes til formand og kasserer. Ved brug af dankort skal den part, som ikke ejer dankortet, signere kvitteringen.

8. BERETNING OG ÅRSREGNSKAB Før ordinær generalforsamling gennemgår bestyrelsen udkast til formandens beretning for det forløbne år.

Udkast til årsregnskabet udarbejdes af kassereren og forelægges for revisionen så betids, at det af revisionen gennemgåede årsregnskab, kan udsendes til bestyrelsen senest 3 (tre) uger før udsendelsen til medlemmerne. Årsregnskabet behandles herefter på et bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægten og gældende lovgivning. Således vedtaget på bestyrelsesmøde den 14. 1. 2020

I bestyrelsen:

Karsten Jelstrø, (formand) 

Karsten Rasmussen (næstformand.) 

Wolfgang Schimtz (kasserer) 

Thomas Litau Jensen (næstformand) Charlotte Vestengård (sekretær) 

Heidi Johansen (best.medl.) 


Lars Brylle (best.medl.)   


                                                       

Kontoret

Velkommen til sæson 2020


Kontoret har første åbningsdag lørdag d. 16. maj 2020

Vi forventer herefter at have åbent alle lørdage fra 10-12.

På et tidspunkt holder vi muligvis ferie - mere herom senere

Til orientering:

Der hersker (tilsyneladende) stadig forvirring ift. proceduren omkring byggetilladelser. Det eneste der ikke skal søges via kontoret er landzonetilladelsen. ALT ANDET skal igennem kontoret!

Præmievandring

Dato offentliggøres så snart vi får den fra OHS

Såfremt man IKKE ønsker indtræden i sin have i denne forbindelse bedes dette oplyst på mail: [email protected]

H/F ENGHAVEN passer på dine persondata. 

25. maj træder EUs Persondataforordning i kraft. Det betyder, at dine rettigheder og beskyttelsen af dine persondata styrkes. 

H/F Enghaven vil gerne oplyse dig om, at dine persondata i forbindelse med dit medlemskab udelukkende bliver anvendt til intern medlemsregistrering, udsendelse af havebladet, til brug for eventuel kontingenttræk og dermed ikke til andre formål, medmindre der gives eksplicit samtykke hertil.

Som følge heraf har H/F Enghaven nærværende privatlivspolitik for foreningens medlemsregister: 1. H/F Enghaven registrerer medlemmer med navn, cpr. nr., privatadresse, e-mailadresse(r), indmeldelsesdato og havenummer. Ethvert medlem har ret til aktindsigt i de registrerede oplysninger. 2. H/F Enghaven behandler de registrerede oplysninger som led i ajourføring og kontingentopkrævning, evt. udsendelse af rykkerskrivelser ved kontingentrestance samt i forbindelse enkeltsager, hvor medlemmer er direkte involveret. 3. Foreningen videregiver ikke de registrerede oplysninger uden retskendelse, eller uden det enkelte medlems eksplicitte samtykke. 4. H/F Enghaven sletter registrerede oplysninger, såfremt et medlem udmelder sig, slettes på grund af kontingentrestance, eksklusion eller efter anmodning herom.

På bestyrelsens vegne. Wolfgang Schmitz